Agendas y gestores de trabajo en equipo son los aplicativos en línea más útiles para la vida cotidiana. ¿Qué cosas puedes planear, hacer y almacenar gracias a la tecnología? Una guía que te aclarará todo.
Los avances en la ciencia y la tecnología permiten ofrecer, casi a diario, nuevos productos y servicios digitales que facilitan las tareas cotidianas, a tal grado, que hay una multiplicidad de alternativas que pueden abrumar a usuarios, incluso a los más jóvenes, de la llamada generación de nativos digitales.
Se trata de las herramientas digitales utilitarias o de productividad, gratuitas o de pago, disponibles para su uso inmediato en computadoras, laptops, tabletas, relojes, teléfonos inteligentes y otros dispositivos conectados a internet.
A diferencia de otras aplicaciones de uso intensivo, como las de mensajería instantánea, redes sociales, música, juegos y entretenimiento, los aplicativos de productividad tienen el objetivo de facilitar a sus usuarios la organización, control y evaluación de sus actividades cotidianas en prácticamente cualquier ámbito del quehacer humano.
Y la competencia por ofrecer cada vez más y mejores funcionalidades ha permitido renovar estas aplicaciones a tal grado que organizaciones de todo tipo, como industrias, universidades, medios de comunicación y hospitales las han incorporado como parte de sus rutinas diarias.
Antes de realizar una selección de las herramientas que son más comunes y utilizadas en la actualidad, el gerente de la agencia de Marketing Digital 593Inc, Theo Ordóñez, señala que «hay un sin fin de herramientas que nos ayudan a potenciar nuestra vida en las diferentes aristas, desde lo personal hasta lo profesional». En consecuencia, agrega Ordóñez, los usuarios deben establecer previamente sus propios objetivos de cómo las herramientas les pueden o podrán ayudar a mejorar cada día.
Ordóñez señala que las agendas y gestores de tareas cotidianas, a nivel personal o en equipo, son las aplicaciones más usadas en el ámbito laboral de prácticamente todas las áreas. El experto selecciona a Monday y Slack como las herramientas preferidas por los integrantes de su equipo de trabajo para, respectivamente, gestionar las diferentes etapas de proyectos y para comunicarse separando lo personal y lo laboral.
A pesar de no ser muy conocidas, este par de herramientas son las más útiles y eficientes para el trabajo en equipo, indica Ordóñez.
Monday permite ordenar de un solo vistazo las tareas delegadas a diferentes miembros de un equipo de trabajo y visualizar sus avances con colores para cada uno de los estados en que se encuentran.
Slack, en cambio, es un sistema de mensajería en tiempo real entre varios miembros de un mismo equipo o grupo de trabajo. A diferencia de otros servicios de este mismo tipo, como WhatsApp o Telegram, Slack integra herramientas y servicios en la nube, como Google Drive o Dropbox; o medios sociales, como Twitter.
Ambos servicios son de pago, pero con alternativas gratuitas limitadas.
Una herramienta cada vez más popular para gestionar tiempos y actividades la encuentran los usuarios en Gmail, uno de los servicios dominantes en el mercado de correo electrónico: Google Calendar.
Se trata de una agenda y calendario electrónico que permite ver, agregar, «arrastrar y soltar» eventos o tareas a realizar desde una fecha hacia otra u otras fechas. Ofrece, además, sincronizar y compartir calendarios que se pueden visualizar por días, semanas, meses o años.
Sobre la utilidad de esta herramienta, el líder operativo del Coworking Impaqto en Cuenca, Christian Cedeño, señala que, para su equipo, «es muy útil, nos sirve para planificar reuniones, ponemos recordatorios de todo lo pendiente y nos ayuda a ponernos en contacto. Por esta facilidad creo que Google Calendar lo usa todo el mundo”.
Con estos antecedentes les presentamos una selección de herramientas agrupadas por diferente funcionalidades y servicios para facilitar las tareas cotidianas, además de Google Calendar, Trello y Monday, descritas líneas arriba.
TRABAJO EN EQUIPO
Google Drive
Link:
https://www.google.com/drive/
Facilidades:
Permite a distintos usuarios trabajar documentos de manera colaborativa y en tiempo real.
Dropbox
Link:
https://www.dropbox.com/es/
Facilidades:
Puede complementar a Google Drive.
Ofrece plantillas para diferentes trabajos colaborativos en tiempo real.
Trello
Link:
https://trello.com/
Facilidades:
Permite organizar proyectos en tiempo real.
Ofrece tarjetas y tableros para organizar y priorizar proyectos colaborativos.
DISEÑO GRÁFICO BÁSICO
Canva
Link:
https://www.canva.com/es_es/
Facilidades:
Permite realizar diseños gráficos mediante plantillas temáticas personalizables.
ALERTAS
Google Alerts
Link:
https://www.google.com.es/alerts
Facilidades:
Notifica la publicación de nuevos contenidos en Webs, blogs y videos.
NOTAS EN LA NUBE
Evernote
Link:
https://evernote.com/intl/es
Facilidades
Facilita tomar y guardar notas con plantillas temáticas o en blanco.
Ofrece calendario y recordatorios.
Mystudylige
Link:
https://www.mystudylife.com/
Facilidades
Permite organizar tareas académicas, como exámenes y trabajos, mediante cronogramas y recordatorios.
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