En la era del teletrabajo hay una gama de programas y aplicaciones que permiten el desarrollo de un negocio, una empresa o un proyecto. ¿Cuáles son sus ventajas y sus desventajas? Una guía para sacarle ‘el jugo’ a esta nueva realidad.
Hoy en día, el teletrabajo es una realidad en todo el mundo y las denominadas ‘herramientas colaborativas’ son una parte esencial, que eliminan las barreras geográficas. Así lo demuestra una frase coloquial que se ha vuelto muy común desde el inicio de la pandemia: ‘Hagamos la reunión por Zoom’, con referencia al uso de una de las plataformas digitales más populares para comunicarse y colaborar en línea.
En el contexto ecuatoriano, por ejemplo, José Rivera, el doctor en Comunicación Contemporánea, recuerda que, a raíz de la pandemia, se popularizaron herramientas de videoconferencia que, hasta ese entonces, eran utilizadas principalmente por organizaciones internacionales asentadas en el país para coordinar sus trabajos con miembros ubicados en distintas partes del mundo.
A criterio del experto, las herramientas de videoconferencias más populares en la actualidad, con versiones gratuitas y de pago son:
– Zoom
RECOMENDACIONES DE USO
Rivera formula un conjunto de recomendaciones para un uso eficiente y seguro de este tipo de herramientas de conexión virtual.
Registro y acceso seguro:
– Crear una cuenta con anticipación, que permita participar de forma activa y segura, no sólo como «invitado».
– Vincular esa cuenta a un correo electrónico de confianza.
Preparación previa a la reunión:
– Preparar con anticipación la reunión con las preconfiguraciones de salas de reuniones y de grabación, ya que no se pueden realizar una vez que la reunión ha iniciado.
– Conocer con anticipación los límites de usuarios y tiempo de uso de la versión gratuita o de pago.
Comportamiento durante la reunión:
– Ingresar el nombre propio antes de unirse a la reunión.
– Solicitar que avisen si la reunión está siendo grabada, especialmente si se tratan temas delicados o se hacen comentarios que puedan afectar a alguien”. Aunque Zoom advierte que, si hay grabación, es recomendable preguntar o pedir que confirmen si se está grabando con alguna otra herramienta”.
– Usar el área de chat para enviar mensajes y coordinaciones internas sólo con usuarios seleccionados, no con todos los participantes de la reunión.
Privacidad:
– Cerciorarse de que lo que se comparte por pantalla sea únicamente lo que se quiere hacer público, evitando compartir cuestiones personales que puedan filtrar datos privados.
– Conocer la información que la plataforma guarda sobre sus usuarios.
Seguridad personal:
– No aceptar reuniones con desconocidos.
– No participar en reuniones de comunidades en las que no se tenga la confianza para expresarse con libertad.
Con estas recomendaciones del consultor José Rivera esperamos que sus reuniones virtuales sean más eficientes y seguras, ya sea en el ámbito personal, académico o laboral. Se trata de medidas básicas para el uso de las herramientas más conocidas para el trabajo “en tiempo real” de miembros de un mismo equipo que se encuentran en distintas partes del mundo.
A continuación, una tabla con las ventajas y desventajas de dichas aplicaciones.
| Ventajas | Desventajas |
| Permite la comunicación en tiempo real con personas ubicadas en diferentes lugares del mundo. | Requiere una conexión a Internet estable y de alta velocidad. |
| Permite ahorrar tiempo y costos de viajes. | Puede ser difícil mantener la atención y el enfoque en una reunión virtual, especialmente en reuniones largas. |
| Permite a varios participantes trabajar en documentos compartidos “en tiempo real”. | Dificultades para participantes menos familiarizados con la tecnología de videoconferencia. |
| Permite el acceso remoto a quienes no pueden asistir físicamente a una reunión. | Fallas de audio o video u otros problemas técnicos que pueden interrumpir la reunión. |
| Facilita “compartir pantalla” y grabar la reunión para su posterior revisión. | Preocupaciones de privacidad y seguridad, especialmente en reuniones con información confidencial. |
| – Zoom: https://zoom.us/
– Skype: https://www.skype.com/ – Google Meet: https://meet.google.com/ – Microsoft Teams: https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-teams/group-chat-software – Cisco Webex: https://www.webex.com/ – Jitsi Meet: https://meet.jit.si/ – GoToMeeting: https://www.gotomeeting.com/ – BlueJeans: https://www.bluejeans.com/ – Zoom Rooms: https://zoom.us/rooms – Adobe Connect: https://www.adobe.com/products/adobeconnect.html |
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| Fuente: Elaboración propia, Juan Camilo Escobar, Ecuador Verifica | |
MÁS ALLÁ DEL ZOOM
En este mismo grupo de herramientas “colaborativas” y en “tiempo real” hay diferentes alternativas para gestión de proyectos, seguimiento y evaluación de tareas, edición de documentos, entre otras.
A continuación, un breve listado de dichas herramientas:
Gestión de proyectos
– Asana: https://asana.com/
– Basecamp: https://basecamp.com/
– Jira: https://www.atlassian.com/software/jira
– Monday.com: https://monday.com/
– Slack: https://slack.com/
– Trello: https://trello.com/
– Wrike: https://www.wrike.com/
Gestión de relaciones con clientes
– Salesforce: https://www.salesforce.com/
– HubSpot: https://www.hubspot.com/
– Zoho CRM: https://www.zoho.com/crm/
– Pipedrive: https://www.pipedrive.com/
– Insightly: https://www.insightly.com/
– Freshworks CRM: https://www.freshworks.com/crm/
– Agile CRM: https://www.agilecrm.com/
– Copper: https://www.copper.com/
Almacenamiento, edición y uso compartido de documentos
– Google Drive: https://www.google.com/drive/
– Dropbox: https://www.dropbox.com/
– Microsoft OneDrive: https://www.onedrive.com/
– Box: https://www.box.com/
– Amazon S3: https://aws.amazon.com/s3/
– Tresorit: https://tresorit.com/
Presentaciones colaborativas
– Google Slides: https://www.google.com/slides/
– Microsoft PowerPoint Online: https://www.office.com/powerpoint
– Prezi: https://prezi.com/
– Canva: https://www.canva.com/presentations/
– Zoho Show: https://www.zoho.com/show/
– Haiku Deck: https://www.haikudeck.com/
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