El email ayuda, pero puede saturar tu mundo digital

En el 2021 se enviaron y recibieron más de 300.000 millones de correos electrónicos diarios en todo el mundo. Su manejo refleja cómo nos organizamos en una vida digital cada vez más llena de distracciones. Les presentamos recomendaciones de expertos.

El correo electrónico es una tecnología simple, en comparación con los cada vez más numerosos y sorprendentes avances en la comunicación digital interactiva, impulsados por las nuevas generaciones de Inteligencia Artificial.

Sin embargo, su uso es cotidiano y forma parte del trabajo académico, profesional o laboral en todo el mundo. Una prueba de ello es la sobrecarga de correos electrónicos, muchas veces no deseados, que pueden ocasionar problemas en el uso de esta sencilla herramienta.

Un informe del portal de estadísticas en línea Statista confirma el carácter intensivo del uso del “email”: en el 2021 se enviaron y recibieron más de 300.000 millones de correos electrónicos diarios en todo el mundo y se estima que esta cifra podría aumentar en un 17% para el 2025. Además, Statista proyecta que se espera que el número de usuarios de correo electrónico en todo el mundo crezca hasta más de 4.500 millones entre el 2021 y finales del 2025.

En este contexto se inscribe la sobrecarga, que, a su vez, ocasiona pérdidas de emails y de contactos, funcionamiento lento de la aplicación e imposibilidad de adjuntar archivos grandes. ¿Cómo evitar esta cadena de fallos? La especialista en estrategias digitales, Elizabeth Andrade Contreras, formula ocho consejos para evitar que el correo electrónico “se sature y te sature”,

1. Reduce los correos electrónicos que recibes

– “Una buena idea sería crear una dirección de correo electrónico específicamente para esos correos promocionales y revisar tu bandeja una vez a la semana o cada 15 días.”

2. Envía menos correos electrónicos

– Limita su uso a casos en los que sea realmente necesario. Considera que con una llamada telefónica se puede solucionar un problema mucho más rápido.

3. No copies (CC) a toda tu oficina cuando envíes un correo

– Piensa dos veces antes de enviar o reenviar un correo, puede reducir la cantidad de envíos.

4. Revisa tus correos electrónicos en un horario específico

– Revisar una sola vez en la mañana, al mediodía y en la tarde puede evitar pérdidas de tiempo.

5. Usa herramientas de colaboración

– Herramientas de trabajo colaborativo, como Asana, permiten organizar y concentrar la información de un equipo sin necesidad de correos electrónicos.

6. Sé conciso, pero inteligente

– “Sé claro y lo suficientemente explicativo para evitar la mayor cantidad de respuestas o preguntas posibles”.

7. Desactiva las notificaciones de tu teléfono

– Establece tus propios límites, para consultar el correo electrónico y no aparecer “siempre en línea”. Esto te ayuda a mantener un equilibrio entre el trabajo y la vida personal.

8. Usa herramientas digitales para ayudarte

– FollowUpThen: limpia la bandeja, programa respuestas automáticas y recordatorios a destinatarios para que no se olviden de responder.

– Boomerang (for Gmail): facilita el control del envío y la recepción de emails.

– HubSpot email tracking: permite realizar seguimiento del envío y respuestas de un mail.

– Todoist: es un gestor de tareas personales y profesionales.

Consultado por Ecuador Verifica sobre este tema, el director digital de Omnicom Media Group, Christian Zurita Moreano, comentó que la administración del mail es apenas una de las expresiones de la vida digital de la gente, que cada vez está más llena de distracciones y sobrecargas informativas, entre las cuales pueden pasar desapercibidos mensajes en verdad importantes.

“El correo electrónico, desde sus inicios, ha sido uno de los grandes componentes de la cultura digital que nos obliga a pensar la gestión de nuestro tiempo y de nuestros recursos para ser más productivos”, recordó.

Según Zurita, para evitar, no sólo la pérdida de tiempo, sino también controlar el envío y recepción de correos electrónicos relevantes e indispensables, es indispensable tomar en cuenta las siguientes recomendaciones:

Crear varias cuentas de mail específicas y destinadas única y exclusivamente para diferentes propósitos, entre otros:
Suscripciones de servicios de plataformas digitales.
Facturaciones y pagos de servicios básicos.
Temas personales.
Asuntos profesionales, académicos o laborales.
No usar una cuenta laboral para las mencionadas facturaciones o pagos.
Crear carpetas específicas para los diferentes temas de interés del usuario.
Titular los emails que se van a enviar con información que aporte valor a quien se dirige. Esto para evitar que sea confundido como uno más de los correos basura que cada día inundan las bandejas de entrada.

CONSEJO EXTRA: procedimiento recomendado por Google para borrar correos electrónicos de la carpeta Spam.

– En la computadora, abre Gmail.

– A la izquierda, haz clic en “Más”.

– Haz clic en “Spam”.

– En la parte superior, haz clic en “Borrar todos los mensajes de spam ahora”. O bien, selecciona correos electrónicos específicos y haz clic en “Eliminar definitivamente”.