En esta nota te mostramos 6 formas de evitar las distracciones y mejorar tu eficiencia en el mundo digital y 2 claves para gestionar el tiempo en las reuniones. Una guía práctica para aprovechar tu tiempo que incluye un consejo clave: dormir.
Consultado por Ecuador Verifica, el experto en competencias digitales Luis Fernando Botero Mendoza, integrante de la comunidad educativa Cerebrote Digital, recomendó un método con tres claves para enfocarse en los objetivos personales o profesionales y evitar factores internos y externos de distracción e interrupciones del actual mundo “hiperconectado, pero con falta de comunicación” en el que vivimos:
- Siempre recordar las metas y objetivos claros.
- Concentrarse y enfocarse en conseguir algo en periodos cortos de tiempo, tal como lo recomienda la técnica de Pomodoro; es decir, planificar y ejecutar las tareas en intervalos fijos de máxima concentración, para evitar, precisamente distracciones.
- Tener en cuenta los objetivos de uso de cada servicio digital y cómo aportan a nuestras prioridades. Si la prioridad es responder un mail o ver si ya hay una respuesta que se espera en los servicios de mensajería, por ejemplo, hay que hacerlo de manera específica en un tiempo establecido por nosotros, no a cada momento y “aprovechando de paso una miradita en YouTube, en Facebook, etc.”. En estos casos se puede alejar el teléfono o silenciar las notificaciones, explicó.
“Con sólo 20 minutos enfocados en un tema, se puede competir con los europeos que están tratando de hacer en cuatro días lo que se hace en siete; es decir, priorizando el enfoque”, acotó el experto, al destacar las bondades de una planificación de las tareas cotidianas y el compromiso propio para ejecutarla.
UN DESAFÍO DIARIO
Empiezas el día con nuevas energías para cumplir al pie de la letra tu plan diario de trabajo o de estudios. Empiezas la jornada con una declaración de propósitos de ser más productivo y eficiente que en la víspera, que terminó preguntándote a ti mismo: ¿cómo pasó el tiempo tan rápido?
Se trata de una pregunta sencilla, en apariencia, pero que pone a prueba tu habilidad de administrar bien el tiempo: no es una capacidad cualquiera frente a un creciente uso de tecnologías digitales que hacen facilísimo perderse en distracciones.
Pero en ese mismo mundo cada vez más acelerado e “hiperconectado” también puedes encontrar herramientas útiles y efectivas de productividad, por ejemplo, para gestión de tareas y planificación de calendarios.
¿Cómo empezar? En la primera de las tres lecciones del curso online Aumenta la productividad en el trabajo, de la plataforma Google Garage Digital, se recomienda escribir una lista de tareas pendientes por día, con la duración de cada una. También advierte que resultan contraproducentes algunas prácticas comunes que se creen efectivas, como responder los mensajes de correo electrónico de inmediato, trabajar en el horario del almuerzo y no delegar tareas.
6 CLAVES DE CONCETRACIÓN
A continuación les presentamos algunas las claves que recomienda el antedicho curso y otros datos adicionales para mejorar la gestión del tiempo y la productividad, que básicamente, se reducen a “establecer metas de lo que deseas lograr en un período de tiempo determinado, y la priorización de las tareas que más necesitan atención”.
- Identificar los “ladrones de tiempo”
– Importancia: permite conocer los factores o interrupciones que te harían menos efectivo.
– Cuando el propio entorno de trabajo distrae: oficina o lugar de trabajo ruidoso, falta de equipo necesario para cumplir tus tareas de manera eficaz.
– Cuando son parte de tus propias tareas: viajes o reuniones.
- Tomar nota de cuánto tiempo te llevan completar las tareas individuales
– Importancia: te permite asegurar que aprovechas al máximo tu tiempo disponible e identificar comportamientos o factores que te roban tiempo, como prolongar juntas.
– Herramienta tradicional: bloc de notas.
– Herramientas digitales: hojas de cálculo o de registro como Excel, Open Office, Hojas de Cálculo de Google, Notion, Airtable, etc.
– Recomendación: detallar todo, cada tarea, interrupción, llamado o recreo durante un período prolongado de tiempo, como una semana o dos, para “obtener una impresión precisa de a dónde se va tu tiempo”
- Ver cómo puedes minimizar las interrupciones identificadas
– Herramientas digitales gratuitas o de pago: permiten crear listas de tareas, administrarlas, planificar tu día, delegar tareas a otros o enviarte recordatorios cuando los plazos se acercan como Asana, Basecamp y Google Keep.
– Versiones móviles: Asana para Android y Asana para iOs
- Recuerda ser realista
– Importancia: intentar hacer demasiadas tareas puede desplomar tu productividad y afectar tu ánimo o humor.
– Clave: Comienza con una lista de tareas priorizada en un papel o en herramientas digitales y marca las tareas realizadas. Esto te puede impulsar a hacer las cosas.
- Elimina las distracciones
“Infórmale a la gente que no deseas ser molestado, o múdate a otra parte de la oficina para mantener las distracciones a un mínimo”.
- Duerme
“Dormir poco puede afectar tu forma de trabajar, así que trata de dormir bien para prepararte para el día siguiente. Ser más productivo no significa necesariamente que esas distracciones diarias van a desaparecer: todavía tendrás que responder a los correos electrónicos, responder a las preguntas, e ir a las reuniones, pero debes ser capaz de asegurar que eres tan eficaz como sea posible en el medio”.
Eisenhower te ayuda
Ante una lista interminable de tareas pendientes, hasta el más productivo se puede sentir abrumado. En estos casos, más aún en el mundo cada vez más acelerado e hiperconectado en que vivimos, vale la pena recordar que existe una sencilla matriz de cuatro cuadrantes que ha servido para organizar y priorizar con éxito grandes volúmenes de tareas tan complejas como dirigir la operación militar de mayor envergadura en el siglo 20.
Se trata de la Matriz Eisenhower, llamada así por quien la ideó, el general estadounidense Dwight Eisenhower, primer comandante supremo de la OTAN, para comandar las Fuerzas Aliadas en Europa durante la Segunda Guerra Mundial.
La llamada Matriz Eisenhower ayuda a determinar dónde y cómo priorizar las tareas de acuerdo con su importancia y su urgencia:
| IMPORTANTE Y URGENTE
Tarea a completar de inmediato |
IMPORTANTE NO URGENTE
Tarea que puede programarse |
| URGENTE PERO NO IMPORTANTE
Tarea que puede delegarse |
NI URGENTE NI IMPORTANTE
Tarea que puede eliminarse |
Quizás no necesites esta matriz para comandar un ejército, pero sí para enfocarte en tus objetivos sin que te afecte la guerra por captar tu atención que libran “en tiempo real” las plataformas digitales de redes sociales, entretenimiento y otros servicios.
Convertida en herramienta digital, esta matriz se la puede utilizar en versiones web o para dispositivos móviles en iOS o Android.
La nube también te ayuda a organizar tus actividades y ser más productivo, tal como te contamos en el artículo ¿Qué es la nube? ¡Te contamos todos sus secretos!
Los servicios de nube permiten ahorrar el tiempo a una o varias personas por la facilidades que ofrecen para:
– Guardar los documentos de forma automática.
– Evitar traslados a un lugar físico para completar o proseguir una tarea.
– Trabajar de manera simultánea a varias personas en un mismo documento.
2 claves para la gestión de tiempo en las reuniones
El antedicho curso presenta 2 claves para aumentar la productividad en el caso de reuniones de trabajo:
- Mantente enfocado en las reuniones: evita las que son innecesarias, que no te requieren o no te benefician.
- Si tú organizas la reunión, establece expectativas claras, proporciona todos los materiales de referencia por adelantado; y comienza y termina a tiempo.
Te puede interesar:
· ¿Qué son los ‘drivers’ y por qué su actualización es vital para el computador?
· ‘Debo cuidar mi privacidad en lo digital, tanto como en lo físico’
· Confiar en ti mismo: clave para la autopromoción en el mundo digital
Comments are closed.