La sincronización de los archivos del computador con la nube ahorra tiempo. Sin embargo, esta facilidad debe ser usada con cuidado para garantizar la seguridad de la información.
Luego de tres años del impulso inesperado que la pandemia del Covid-19 dio a las plataformas digitales, hoy en día, los servicios de la nube se han «normalizado» en gran parte del mundo académico, profesional y laboral.
Usuarios de plataformas de almacenamiento en la nube como Google Drive, OneDrive o Dropbox consultados por Ecuador Verifica destacaron la facilidad que ofrecen estos servicios digitales para sus actividades cotidianas.
La empresaria Carla Guano, afirmó que Google Drive es una herramienta muy útil, sencilla y sobre todo fácil de usar para organizar, archivar, compartir y editar fotografías, ilustraciones y otros documentos de su negocio de pastelería.
Guano también indicó que durante los estudios que cursó hace poco tiempo, todos los trabajos académicos y tareas en grupo se realizaban directamente en documentos editables en línea. «Puedes intercambiar anotaciones súper rápido con tu grupo de trabajo, ver quién cambió y enviar documentos grandes con un enlace», comentó.
La comunicadora quiteña Anita Villaruel, destacó la facilidad de acceso a los archivos guardados y la seguridad de estos, en caso de que ocurra algún desperfecto con la computadora o los dispositivos. Por su parte, la también comunicadora Edith Freire citó la popular frase en el mundo digital «cuando algo es gratis, el producto eres tú» para expresar su preocupación por el manejo de los datos de los usuarios que recopilan las plataformas de servicios gratuitos de nube.
En este contexto de uso intensivo de la nube, se pueden presentar dificultades para la gestión del almacenamiento de archivos y la sincronización de carpetas de forma automática, lo que conlleva a que los usuarios pierdan tiempo en el manejo de la herramienta, en lugar de enfocarse en actividades importantes del día.
A continuación, les explicamos cómo solucionar este tipo de problemas en uno de los servicios de nube más extendidos en todo el mundo: Google Drive. Según publicaciones especializadas, en 2021, este servicio superó los dos mil millones de cuentas activas.
¿Cómo se sincroniza Drive con el computador?
El primer paso, ya sea que el computador tenga sistema operativo de Microsoft o de Apple, PC o Mac, es descargar el software desde la página oficial de Google Drive e instalarlo.
Este proceso es sencillo y tarda menos de un minuto. Sólo es necesario dar clic a las opciones únicas que se despliegan para autorizar la instalación y la creación de íconos del programa en el Escritorio.
Una vez instalado el programa y desplegados sus íconos en el escritorio, ya se puede empezar a actualizar las carpetas sin necesidad de subir los archivos de forma manual. ¿Cómo hacerlo? Hay dos formas muy sencillas. La primera es «arrastrando» el archivo a la carpeta correspondiente.
La segunda forma es aún más fácil: Elegir «Google Drive» como destino para guardar el archivo, desde cualquier programa que el usuario esté utilizando para administrar ese archivo. Esta opción está disponible como si se guardara en la computadora, tal como se observa en la siguiente captura de pantalla.
En la parte inferior derecha del Escritorio podrás ver los últimos archivos sincronizados en Google Drive, tal como se muestra en esta captura de pantalla.
Además de estas dos opciones, existe la posibilidad de crear carpetas que se sincronicen automáticamente con Google Drive. Para ello, se debe hacer clic en el ícono de Google Drive, ubicado en la parte inferior izquierda de la pantalla, lo que desplegará un menú. A continuación, selecciona «preferencias» y «agregar carpeta». ¡Y listo! Los archivos que guardes en esta carpeta se subirán automáticamente a Google Drive, con una capacidad de hasta 15 gigabytes en la versión gratuita.
Seguridad
Este proceso de sincronización automática ahorra tiempo cuando se trata de almacenamiento de datos, pero es indispensable aplicarlo de una manera adecuada para garantizar la seguridad de la información.
El consultor informático ecuatoriano, Ricardo Ortega, comentó a Ecuador Verifica que esta herramienta no debe estar activada todo el tiempo, sino que se debe utilizar única y exclusivamente cuando se necesite subir información. Además, se debe ingresar con un nombre de usuario y una contraseña segura para evitar riesgos de virus o posibles ataques informáticos que puedan comprometer la información subida a la nube.
Según el experto, aunque la facilidad de uso de la nube es una gran ventaja, no se recomienda utilizarla para guardar información crítica ni respaldos importantes. En su lugar, es recomendable que este tipo de almacenamiento sea temporal y no para guardar información crítica o respaldos.
“Si se mantiene la sincronización todo el tiempo, es como dejar la puerta de un departamento abierta a todo el edificio. Es recomendable cerrar la sesión para que, si un virus ingresa, no encuentre la información, ya que la sesión no está abierta y conectada», insistió Ortega, sobre la necesidad de cuidar el acceso a estas plataformas.
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