Éstas son las herramientas más conocidas para digitalizar documentos y, además, ofrecen reconocimiento de texto en imágenes. Por ejemplo, para la facturación en un pequeño local comercial, esto podría ser información vital.
Google Drive y Google Docs se han convertido en herramientas útiles para sus más de dos mil millones de usuarios en un mundo donde cada vez es más común, e incluso indispensable, digitalizar documentos para actividades laborales, académicas o personales.
Ambas aplicaciones ofrecen una manera fácil de almacenar, editar, compartir y colaborar en documentos en línea. Además, ofrecen una función poco conocida, que permite sacar aún más provecho de los documentos digitalizados que el usuario ya tiene en su dispositivo.
Se trata del reconocimiento y extracción de textos de imágenes para convertirlos en textos editables. Este reconocimiento de texto en imágenes, conocido en el mundo informático como OCR, por sus siglas en inglés de Reconocimiento Óptico de Caracteres, permite ahorrar tiempo y esfuerzo al no tener que volver a escribir todo el texto.
Es una función que resulta especialmente útil para aquellos que necesitan trabajar con documentos escaneados o que contienen imágenes con texto, como tarjetas de presentación, facturas o recibos.
¿Cómo usar esta función?
Se requieren dos pasos relativamente sencillos. Si el documento aún no se encuentra en tu cuenta de Google Drive, es necesario que lo subas. Para ello, dirígete a la parte superior derecha y haz clic en el botón «+ nuevo» ubicado bajo el ícono de Drive.
Esto, a su vez, desplegará un menú del cual debes seleccionar «subir archivo». Una vez que hayas seleccionado el archivo en el explorador, confirma la subida y espera a que se complete. Para este ejemplo, usaremos el arte gráfico de un tuit de Ecuador Chequea, con las recomendaciones para prevenir extorsiones.
Una vez que hayas subido y ubicado el archivo, haz clic en los tres puntos verticales ubicados en la parte del mismo archivo.
Luego, selecciona consecutivamente «Abrir con» y «Documentos de Google». ¡Y listo! Ahora el nuevo documento desplegará no sólo su imagen, sino también el texto extraído que contenía, el cual ahora podrás editar.
Ecuador Verifica comprobó la mañana de este martes 18 de abril que, efectivamente, esta función es relativamente desconocida.
Durante un recorrido por cuatro establecimientos en el sector de Cotocollao, en el norte de Quito, cuatro responsables de locales comerciales testimoniaron que, “la nube”, particularmente Google Drive, ha sido una de las herramientas más útiles que empezaron a utilizar a raíz de la pandemia.
Sin embargo, sólo uno de ellos indicó que sí utilizaba el reconocimiento de caracteres para extraer textos de manera frecuente, para ahorrar tiempo en la elaboración de facturas electrónicas a partir de los documentos físicos que regularmente recibe en sus otros tres locales de su misma familia.
“De casualidad, un cliente me escuchó quejándome de que perdía el tiempo volviendo a escribir en la computadora los datos de los pedidos. Me recomendó que “subiera a la nube” y digitalizara. Yo, como no sabía, creí que se estaba burlando de mí, pero luego me explicó y él mismo me enseñó”, narró.
Consultado sobre este tema, el experto informático Ángel Armas comentó que las mencionadas herramientas son útiles a escala personal, pero si se necesita digitalizar grandes volúmenes de documentos se puede utilizar impresoras o copiadoras o “escáneres de alto rendimiento” que ya incorporan esta funcionalidad de convertir en archivos PDF (formato de documento portátil por sus siglas en inglés) blocs de documentos
“Muchas veces las cosas de papel se siguen desgastando y es necesario digitalizarlas para conservarlas en el tiempo, pero, con la salvedad de no sólo guardarla en dispositivos de almacenamiento, porque todos, de todas las marcas, tienen su vida útil, sino también en la nube”, comentó.
Jorge Cuatín, del Centro de Formación Informática y de Innovación (Ceinca), en Quito, comentó que la facturación electrónica es uno de los principales logros en cuanto a la digitalización de documentos en Ecuador. Esto ha puesto en evidencia la necesidad de manejar con cuidado este tipo de archivos.
El especialista indicó que, dado lo fácil que resulta manejar estas herramientas de digitalización, es necesario recordar que se deben tomar precauciones al compartir documentos. En primer lugar, es importante cuidar el manejo de la información personal y, luego, verificar bien a quién se comparten.
Cuatín formuló esta recomendación después de señalar que hay personas que se dedican a la venta de bases de datos personales, lo cual no está permitido por la legislación vigente en el país.
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